2. Tipologia di informazioni oggetto di trattamento nell'ambito dell'attività di amministrazione del condominio e principi di pertinenza e non eccedenza

Affinché il trattamento di dati personali effettuato nell'ambito dell'attività di amministrazione del condominio si svolga nell'osservanza del principio di liceità (previsto all'art. 11 del Codice), in termini generali, possono formare oggetto di trattamento da parte della compagine condominiale unitariamente considerata -di regola con l'ausilio dell'amministratore di condominio (nell'eventuale veste di responsabile del trattamento ai sensi degli artt. 4, comma 1, lett. g), e 29 del Codice)- le sole informazioni personali pertinenti e necessarie rispetto allo svolgimento delle attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni ed idonee a determinare, secondo le regole del codice civile (artt. 1117 ss. c.c.), le posizioni di dare ed avere dei singoli partecipanti (siano essi proprietari o usufruttuari: cfr. art. 67 disp. att. c.c.).

2.1. Le informazioni trattate possono riguardare non solo tutta la compagine condominiale unitariamente considerata (ad esempio, i dati relativi a consumi collettivi del condominio), ma possono altresì riferirsi a ciascun partecipante, individualmente considerato, in quanto necessarie ai fini dell'amministrazione comune: queste ultime consistono, ad esempio, nei dati anagrafici e negli indirizzi dei partecipanti, elementi la cui reciproca conoscenza può risultare indispensabile per consentire la regolare convocazione dell'assemblea (alla luce delle disposizioni contenute nell'art. 66 disp. att. c.c.), nonché per verificare la validità delle deliberazioni dalla stessa adottate (ad esempio, ai fini dell'impugnazione ex art. 1137 c.c.). Del pari, possono formare oggetto di trattamento anche le quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini e i dati personali necessari a commisurarle o, comunque, rilevanti per la determinazione di oneri nell'ambito condominiale (art. 68 disp. att. c.c. e art. 1123 c.c.); dalle quote millesimali è dato altresì ricavare il quorum per la regolare costituzione dell'assemblea (quorum costitutivo) e per la validità delle deliberazioni adottate (quorum deliberativo), secondo quanto disposto dall'art. 1136 c.c.

Le informazioni personali appena menzionate, riferibili a ciascun partecipante, possono essere trattate per la finalità di gestione ed amministrazione del condominio, a seconda dei casi, ai sensi dell'art. 24, comma 1, lett. a), b) o c) del Codice.

2.2. Anche per esercitare i controlli in ordine all'esattezza dell'importo dovuto a titolo di contributo per la manutenzione delle parti comuni e per l'esercizio dei servizi comuni, ciascun partecipante può essere informato in ordine all'ammontare della somma dovuta dagli altri; in ragione delle regole sul mandato, che (per costante giurisprudenza) trovano applicazione per regolare il rapporto tra i partecipanti e l'amministratore, questi informa i singoli partecipanti degli eventuali inadempimenti, sia nelle usuali forme del rendiconto annuale (art. 1130 c.c.), come pure, in ogni tempo, a seguito dell'esercizio del potere di vigilanza e controllo spettante a ciascun partecipante al condominio sull'attività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni (cfr. Cass., 26 agosto 1998, n. 8460; Cass., 29 novembre 2001, n. 15159; v. altresì, Provv. Garante 16 luglio 2003).

Tali informazioni potranno essere trattate dai partecipanti, perseguendo gli stessi nell'esercizio della facoltà menzionata un legittimo interesse non sopravanzato da quello degli interessati cui si riferiscono i dati, ai sensi dell'art. 24, comma 1, lett. g), del Codice. Ricorrendone i presupposti, i dati sopra citati possono altresì essere trattati in base all'art. 24, comma 1, lett. f), del Codice.

2.3. Solo in presenza del consenso dell'interessato (salva l'eventuale pubblicità già attribuita a tali informazioni grazie alla loro indicazione in elenchi pubblici), invece, possono essere trattate, in quanto non eccedenti rispetto alla finalità di amministrazione della cosa comune, le informazioni relative alle utenze telefoniche intestate ai singoli partecipanti: il loro utilizzo, infatti, può agevolare, specie in relazione a casi particolari di necessità ed urgenza (ad esempio al fine di prevenire o limitare eventuali danni a parti individuali o comuni dell'immobile), i contatti tra i partecipanti come pure lo svolgimento delle incombenze rimesse all'amministratore del condominio (cfr. Provv. 19 maggio 2000, in Boll. n. 13/2000, p. 7, doc. web n. 42268).

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