Le convocazioni

Un discorso a parte meritano le convocazioni e i verbali di assemblea che vedremo nel prossimo paragrafo. Le assemblee necessarie sono almeno due: quella di fine gestione condominio (dove vengono presentati il consuntivo gestione precedente e il preventivo gestione attuale) e quella analoga per il riscaldamento.

Nulla naturalmente vieta di farne una sola con il doppio ordine del giorno, ma in tal caso si restringe il periodo in cui si può fare, perché deve essere a fine gestione di entrambi e prima della nuova gestione riscaldamento, ma in questo modo si ritarderà notevolmente (di almeno 5-6 mesi) la presentazione del preventivo condominio cosicché l’amministratore avrà già dovuto emettere due rate usando lo stesso importo del preventivo dell’anno precedente, perché ancora non è stato approvato il preventivo attuale, obbligando quindi all’emissione delle altre due rate con un importo superiore (di solito) alle prime due.

Il consiglio è quello di fare un’assemblea per il condominio entro i primi tre mesi dalla fine gestione e un’assemblea per il riscaldamento un mese prima dell’inizio della stagione invernale (ovvero della data prevista dal regolamento comunale per l’accensione del riscaldamento).

I verbali di assemblea

Il verbale di assemblea è uno dei documenti più importanti per l’andamento del condominio. Esso infatti riporta la volontà dell’assemblea in merito ai vari argomenti all’ordine del giorno e rappresenta le linee guida per l’amministratore per quanto non di sua automatica competenza (vedi paragrafo “L’amministratore”).

All’inizio dell’assemblea l’amministratore prende nota dei presenti e fa il calcolo del loro numero e dei millesimi totali di proprietà che essi rappresentano, in modo da controllare se c’è il “quorum” costitutivo per dichiararla valida. Controllato questo, si procede alla nomina di un Presidente e di un segretario.

Di solito (ma sarebbe meglio di no) il compito di segretario viene affidato all’amministratore stesso, che poi condurrà l’assemblea al posto del Presidente che si guarderà bene dal prendere la parola. In realtà dovrebbe essere il Presidente ad aprire le discussioni dei punti all’o.d.g., dando la parola volta per volta a chi la richiede, curando la non sovrapposizione degli interventi, la votazione, la dettatura al segretario del verbale e la sua corretta stesura. Non essendo però il Presidente necessariamente a conoscenza delle norme, dei regolamenti e delle leggi, egli deve essere sostenuto dall’amministratore, il quale, come esperto del settore, dovrebbe essere in grado di consigliare al Presidente stesso e al segretario come stilare il verbale nella maniera più corretta.

Ad esempio ricordo come è stabilito ormai dalla giurisprudenza che per ogni delibera è necessario riportare con minuziosità il nome e cognome, i millesimi di proprietà dei votanti e il loro voto, indicando anche gli astenuti (vedi sent. Cass. N. 697 del 22 Gennaio 2000).

Inoltre un amministratore diligente (ma nessuna legge lo stabilisce) produrrà una copia conforme del verbale scritta a macchina (oggi si fa con il computer) in modo da renderlo più facilmente leggibile rispetto all’originale scritto a mano dal segretario dell’assemblea e provvederà all’invio a tutti i condòmini delle copie sia dell’originale che della suddetta trascrizione apponendo su entrambi una firma in originale per autenticazione.

Ricordiamoci comunque che ogni punto all’o.d.g. può richiedere quorum deliberativi diversi e che il Presidente deve controllare (con la solita consulenza dell’amministratore) che le delibere vengano prese con le rispettive maggioranze necessarie (vedi appendice A per le maggioranze relative solo alle assemblee in seconda convocazione).

Entreremo ora nel merito di due importanti argomenti che sono oggetto di delibera assembleare: i preventivi e i consuntivi delle gestioni condominiali.

I preventivi delle gestioni condominiali

Di solito esistono tre tipi di gestioni condominiali che richiedono l’emissione di preventivi (come di consuntivi): spese inerenti le parti comuni (normalmente dette “spese di condominio”), ad es.: onorario amministratore, pulizie, corrente elettrica, ascensore, manutenzioni varie, acqua, cancelleria, spese postali,ecc….); spese inerenti il riscaldamento (combustibile, manutenzione, corrente elettrica); spese relative a lavori straordinari ed eccezionali per i quali è bene effettuare una gestione separata, addirittura con l’istituzione di un conto bancario differente da quello di normale uso del condominio.

In tutti e tre i casi occorre che l’amministratore, all’inizio di ogni gestione, proponga un preventivo di massima, ma distinto per gruppi di spese, in modo che si possa approvare l’intero preventivo dopo una eventuale discussione in assemblea anche sull’importo delle singole spese (ricordiamoci che chi decide è l’assemblea come mezzo di espressione della volontà dei condòmini e non l’amministratore!). Decisa l’approvazione del preventivo, contestualmente o in assemblee successive, occorre approvare la tabella di riparto per tutte le unità immobiliari del condominio del totale in preventivo.

ATTENZIONE: l’amministratore è autorizzato ad esigere le quote relative sia alla normale amministrazione che a quella straordinaria anche ricorrendo ad azioni legali, ma può ottenere la clausola di immediata esecutività solo dopo il deposito dello stato di ripartizione approvato dall'assemblea a norma dell'art. 63 delle disposizioni di attuazione del c.c..